Weniger übertragen. Mehr erledigen.
Eine Anfrage kommt rein. Jemand kopiert die Angaben, legt eine Aufgabe an und fragt später nach. Wir helfen dir, solche wiederkehrenden Schritte zu verbinden – mit klaren Regeln und einem Menschen für die Fälle, die Aufmerksamkeit brauchen.
Meine Aufgabe beschreibenWas Prozessautomatisierung bedeutet
Ein Auslöser setzt vereinbarte Schritte in Gang: zum Beispiel eine Anfrage erfassen, an die zuständige Person weitergeben und den Status festhalten. Das kann doppelte Eingaben und Nachfragen reduzieren. Ob es euch tatsächlich entlastet, zeigt der vollständige Ablauf einschließlich Kontrolle und Fehlerbehebung.
Welche Aufgabe sich für den Anfang eignet
Ein guter Kandidat kommt regelmäßig vor, hat einen erkennbaren Anfang und ein klares Ergebnis. Dein Team kann erklären, wer heute was tut und welche Ausnahmen auftreten. Wenn sich der Ablauf täglich ändert oder niemand die Daten pflegt, klären wir zuerst diese Grundlage.
Ein möglicher Ablauf für eingehende Anfragen
Ein Formular liefert die nötigen Angaben. Eine Regel ordnet die Anfrage zu und legt eine Aufgabe an. Fehlt etwas, bleibt sie zur Klärung sichtbar. Falls ein Text verstanden oder ein Entwurf vorbereitet werden muss, kann KI einen Teil übernehmen. Wichtige Zusagen gibt weiterhin eine verantwortliche Person frei. Dies ist ein Beispiel, kein bereits gemessenes Kundenresultat.
Was wir vor der Verbindung eurer Programme klären
Welche Programme nutzt ihr, welche Zugriffe sind erlaubt und welche Informationen dürfen wohin? Wir prüfen vorhandene Funktionen und geeignete Schnittstellen. Für doppelte Eingänge, fehlende Daten oder einen ausgefallenen Dienst braucht es erkennbare Fehler, einen manuellen Weg und eine zuständige Person. Eine neue Software ist nicht automatisch nötig.
Ein begrenzter Test mit einer klaren Entscheidung
Wir vereinbaren eine Aufgabe, erlaubte Daten, Budget und einen Vergleich mit dem bisherigen Weg. Gemeinsam prüfen wir normale und schwierige Fälle: Wird die richtige Aufgabe angelegt? Bleiben Fehler sichtbar? Wie viel Arbeit bleibt inklusive Nachkontrolle? Daraus folgt die Entscheidung, den Ablauf zu nutzen, zu verbessern oder zu beenden. Betrieb und laufende Kosten werden vor einer Ausweitung geklärt.
Häufige Fragen
Braucht jede Automatisierung KI?
Nein. Für eindeutige Entscheidungen sind Regeln oder vorhandene Programmfunktionen oft ausreichend. KI kann bei uneinheitlichen Texten helfen, muss aber mit passenden Prüfungen und Grenzen eingesetzt werden.
Was geschieht mit seltenen Sonderfällen?
Wir nehmen sie in die Testfälle auf. Wo kein verlässlicher automatischer Weg möglich ist, soll der Ablauf stoppen oder an die zuständige Person übergeben – mit den Informationen, die sie zur Weiterarbeit braucht.
Was muss ich für das erste Gespräch vorbereiten?
Beschreibe einen wiederkehrenden Ablauf, die beteiligten Programme und den Schritt, der heute besonders aufhält. Vertrauliche Unterlagen oder Kundendaten gehören nicht in das Anfrageformular.